I artikeln "Vad kostar fel masterdata?" belyste vi konsekvenserna av felaktig produktinformation. Nu fördjupar vi oss i hur problemen märks i praktiken och vad de kan innebära för både leverantörer och mottagare.

‍

Vi har pratat vidare med Jennie Tegnér på Finfos kundsupport, som har lång erfarenhet av masterdata från båda sidor av handeln. Med bakgrund som inköpare inom byggmaterialhandeln och dagens roll på Finfo har hon sett hur felaktig information kan skapa allt från onödigt merarbete till felaktiga leveranser.
‍

”Jag har själv fått en hel pall levererad när jag beställde ett styck.”

‍

Jennie skrattar när hon berättar historien, även om hon medger att den vid tillfället inte alls var särskilt rolig. Som tidigare inköpare inom byggmaterialhandeln vet hon precis vilken huvudvärk felaktig masterdata kan orsaka. Idag sitter hon i kundsupporten på Finfo och möter samma problem varje dag, fast från andra hållet, när leverantörer och mottagare hör av sig för att något inte stämmer. Vi bad henne berätta vad hon lärt sig av att ha stått på båda sidor av masterdatan, och vad som är på gång i branschen.

‍

‍

Från diskett till digital standard

Jennies resa in i branschen började för ungefär 25 år sedan, som ett tillfälligt jobb efter att hon avslutat sin utbildning till dataingenjör. Hon fick erbjudande om att arbeta på sin farbrors bygghandel med att underhålla butikens masterdata, vilket till en början handlade det om att läsa in disketter med artikeluppdateringar från Finfo.

‍

"Finfo hade redan då, liksom idag, ett strukturerat sätt att leverera data som gjorde det enkelt att läsa in informationen i affärssystemet", berättar Jennie.

Utmaningen låg någon annanstans: datakvaliteten var ibland låg, och mycket tid gick åt till att rätta och komplettera felaktiga uppgifter. Det tillfälliga jobbet blev en fast tjänst, och senare ledde intresset för masterdata och dess betydelse för en effektiv handel till slut Jennie vidare till Finfo.

Två minnen från tiden i bygghandeln har fastnat lite extra tydligt. Det första utspelar sig en helt vanlig arbetsdag, när en kund specialbeställt en hylla. Leveransen anländer, men i stället för det enstaka styck som beställts rullas en hel pall med hyllor in på lagret.

‍"Det visade verkligen hur felaktig eller otydlig masterdata kan få allvarliga konsekvenseri vardagen", säger Jennie.

Det andra minnet handlar om en artikel som butiken ville fylla på i hyllan, en vara de sålt många gånger tidigare och kände väl. När godset lastades av och kartongerna packades upp var det inte alls samma produkt som stod på ordern, utan något helt annat. Förklaringen visade sig vara att leverantören hade återanvänt en EAN-kod som tidigare tillhört en annan artikel, så att koden i systemet pekade på fel vara jämfört med det som faktiskt låg i lådan.

Båda händelserna, menar Jennie, visar hur snabbt en liten avvikelse i masterdatan kan förvandlas till ett högst konkret problem mitt i vardagen.

‍

‍

Vad kostar fel masterdata?

Sett från mottagarsidan är kostnaden för felaktig masterdata framför allt en fråga om tid. Personalen behöver upptäcka, kontrollera och rätta fel, hantera felaktiga leveranser och reda ut oklarheter med leverantörer.

"Det är tid som man i stället hade kunnat lägga på kunderna och försäljningen", konstaterar Jennie.

‍

Felaktig masterdata blir därför inte bara en administrativ kostnad, den tar också tid från den verksamhet som faktiskt skapar värde.

Över tid påverkar detta även relationen till leverantören. Jennie är tydlig med att återkommande fel kan avgöra vilken leverantör en handlare väljer att arbeta med. Om det finns likvärdiga produkter från en annan leverantör med bättre kontroll på sin masterdata, är det naturligt att välja den leverantören i stället. I praktiken kan alltså bra masterdata bli en konkurrensfördel, medan återkommande fel skapar irritation och merarbete för handlaren.

Från sin plats i kundsupporten möter Jennie idag både leverantörer och mottagare, och ser ett återkommande mönster hos leverantörerna: en underskattning av hur den egna produktdatan faktiskt används.

"Det kan vara lätt att tänka att det bara handlar om att fylla i några fält, men i verkligheten används informationen i många olika system och processer hos mottagaren", säger hon. Är datan felaktig eller otydlig skapar det merarbete och felbeställningar, och kan i förlängningen påverka både försäljning och kundupplevelse.

Det som skiljer leverantörer med riktigt bra koll, menar Jennie, är synen på masterdatan i sig. De förstår hur produktdatan används i handeln och ser den inte som en administrativ pålaga utan som en viktig del av affären. Den inställningen gör att de lägger vikt vid att informationen är korrekt, tydlig och uppdaterad, vilket minskar risken för fel och gör det enklare för handlaren att beställa, sälja och hantera produkterna.

‍

‍

Ansvaret flyttar, men hjälpen finns kvar

När felaktig masterdata leder till merarbete och felbeställningar blir kvalitetssäkringen en viktig del av lösningen. Samtidigt förändras branschens arbetssätt. Övergången från Vilma-standarden till GS1 globala standard väcker frågor om hur leverantörer ska säkerställa att informationen blir rätt och hur de kan få stöd i arbetet. Jennies svar är enkelt: en standard blir aldrig bättre än hur väl den efterlevs.

"Det handlar inte om att leverantörerna inte vill göra rätt, utan om att det kan vara svårt att tolka och tillämpa en standard utan tydliga kontroller och återkoppling", förklarar hon.

För leverantörer som arbetar i Finfo One innebär det att samma typ av kvalitetssäkring som fångar upp felaktiga enhetskoder och ologiska relationer mellan enheter finns kvar och vidareutvecklas, bland annat genom bevakning av värdelistor och koder som ofta förändras, som tulltax e-nummer och UNSPSC.

En annan detalj som Jennie återkommer till är strukturen i artikelbenämningar. Poängen är enkel: när alla artiklar presenteras enligt samma struktur blir det lättare för mottagaren att läsa, söka och sortera bland stora datamängder, och snabbare att identifiera vilken typ av artikel det rör sig om. En konsekvent struktur ger dessutom ett snyggare och mer professionellt intryck, till exempel på etiketter och hyllkanter. Hennes tips för att snabbt bedöma om en benämning håller måttet är att läsa den som om man inte kände till produkten sedan tidigare. Går det snabbt att förstå vad produkten är, vilken variant det rör sig om och vad som skiljer den från liknande produkter, då är benämningen oftast bra.

‍

‍

Rådet till branschen

För leverantören handlar det om att förstå hur informationen används av mottagaren och se till att den är korrekt, tydlig och uppdaterad. För handlaren handlar det om att ställa krav på datakvaliteten.

"Har man koll på masterdata från början minskar man det onödiga merarbetet och kostnaderna för alla", säger Jennie.

Det är också kärnan i frågan om vad fel masterdata faktiskt kostar. Konsekvenserna handlar inte bara om tiden det tar att rätta ett fel, utan också om störningar i arbetsflöden, felaktiga leveranser och i förlängningen kundrelationer och försäljning. Jennies erfarenheter visar att kvalitetssäkrad masterdata är en viktig förutsättning för en effektivare och smidigare handel, oavsett vilken standard som används.

‍