I den första delen av Finfos artikelserie beskrev vi varför onboarding är en viktig del i arbetet med korrekt artikelinformation. Men hur går det egentligen till när en nyleverantör börjar arbeta med Finfo?

‍

Bakom mycket av arbetet står Isabelle, som ansvarar för utbildning och kvalitetssäkring när nya leverantörer ansluter till Finfo. Hon möter varje leverantör tidigt i processen och följer dem hela vägen fram till att artikelinformationen är redo att skickas till marknaden.

‍

– Många tror att artikelinformationsarbetet bara handlar om att trycka på en knapp för att få iväg sin produktdata. I verkligheten handlar det om att säkerställa att informationen fungerar i hela värdekedjan, från leverantörens system och vidare ut i handeln, säger Isabelle.

Steg för steg genom onboardingprocessen

Onboardingen hos Finfo är uppbyggd som en tydlig process där leverantören successivt bygger upp ett fungerande arbetssätt för sin artikelinformation.

‍

Processen innehåller vanligtvis fyra huvudsteg:
‍

1. Introduktion och genomgångav krav

Processen börjar med ett uppstartsmöte där Finfo går igenom hur artikelinformation används i handeln och vilka krav som gäller.
‍

Här får leverantören en introduktion till:

• branschens standarder och regelverk
• hur artikelinformationen behöver vara strukturerad
• vilka uppgifter som är obligatoriska
• hur informationsflödet fungerar mellan leverantör och mottagare

‍
‍

– Målet är att skapa en gemensam förståelse redan från början. När leverantören förstår varför strukturen ser ut som den gör blir resten av processen mycket enklare, säger Isabelle.

‍

2. Utbildning i arbetssätt och verktyg

Nästa steg är utbildning, där leverantören får praktisk vägledning i hur arbetet med artikelinformation ska gå till. Utbildningen anpassas efter leverantörens förutsättningar och omfattar bland annat:

• hur artikelinformation registreras och hanteras
• hur förpackningsinformation och enheter ska anges
• hur teknisk information och attribut struktureras
• hur dokument, bilder och annan produktinformation kopplas till artikeln
  ‍

‍

– Vi fokuserar mycket på att leverantören ska förstå hur informationen används längre fram i kedjan. Det gör det lättare att skapa rätt struktur från början, säger Isabelle.

3. Test och kvalitetssäkring

När leverantören börjar arbeta praktiskt med sina artiklar granskar Finfo informationen löpande.

Här säkerställs att:

• alla obligatoriska uppgifter finns med
• artikelstrukturen följer branschens standarder
• förpackningsinformation och enheter är korrekt angivna
• informationen fungerar i mottagarnas system

‍

Under denna fas får leverantören återkoppling och möjlighet att justera informationen innan den godkänns.

‍

– Det är en viktig del avprocessen. Vi vill att leverantören ska känna sig trygg med hur informationen fungerar innan den börjar skickas ut löpande, säger Isabelle.

‍

4. Godkännande och löpande informationsflöde

När artikelinformationen uppfyller kraven blir leverantören godkänd. Det innebär att leverantören kan börja skicka sin artikelinformation löpande via Finfo till mottagande kunder, med tryggheten att informationen fungerar i handelns system.

‍

– När vi når den punkten vet både vi och leverantören att arbetssättet fungerar. Då blir det mycket enklare att arbeta vidare med nya artiklar och uppdateringar, säger Isabelle.

‍

Vanliga utmaningar hos nya leverantörer

En återkommande utmaning är att produktinformationen ofta finns, men inte alltid i en struktur som fungerar i informationsflödet.
‍

– Det är vanligt att informationen ligger i flera olika system eller dokument. Då behöver vi tillsammans skapa en struktur som fungerar i praktiken, säger Isabelle.
‍

‍

Det kan handla om allt från hur artiklar grupperas till hur mått, vikter och förpackningsnivåer anges.
‍

– När strukturen väl är på plats brukar leverantörerna uppleva att arbetet blir betydligt enklare. Vår roll är att guida och förenkla. Vi vet vilka krav som finns och kan hjälpa leverantören att undvika vanliga misstag.

Leverantörens perspektiv

En leverantör, Order Nordic, beskriver sin onboarding hos Finfo som en tydlig och pedagogisk process.
‍

– Vi har mycket produktinformation i våra egna system, men när vi påbörjade onboardingen insåg vi att viss information saknades. Processen blev därför ett smidigt och effektivt sätt att både komplettera och uppdatera vår egen data, säger Sofie Fohlin, KAM på Order Nordic.

‍

De lyfter särskilt dialogen med Finfo som en viktig framgångsfaktor.

‍

– Utbildningen har varit tydlig, pedagogisk och lätt att ta till sig. Vi har fått snabb och mycket bra hjälp när vi behövt det, och det har verkligen känts som att inga frågor varit för små eller oviktiga. Det är vi väldigt tacksamma för, säger Sofie.

‍

‍

Lärdomar

Efter att ha arbetat med många onboardingprocesser ser Isabelle tydliga mönster i vad som fungerar bäst.

‍

Tre tips till nya leverantörer är:
‍

1. Börja strukturerat från början

Att lägga lite extra tid på struktur i början sparar mycket arbete senare.

‍

2. Säkerställ rätt produktinformation

‍Tekniska data, mått och artikelinformation behöver vara korrekta och konsekventa.

‍

3. Ställ frågor tidigt‍

‍Finfo finns här för att hjälpa. Ju tidigare frågor kommer upp, desto enklare blir processen.

‍

‍

Målet: En enkel vardag för leverantörer

I slutändan handlar onboardingen om mer än att bara komma igång. Den ska skapa ett arbetssätt som gör det enkelt att hantera produktinformation över tid. När strukturen är på plats blir det också enklare att uppdatera information, lansera nya produkter och säkerställa att rätt data når marknaden. Samtidigt skapas en stabil grund för att arbeta vidare i digitala lösningar, som Finfo One, Finfos plattform för att hantera och distribuera artikelinformation.
‍

– När en leverantör känner sig trygg i verktyget vet vi att onboardingen har lyckats, säger Isabelle.

‍

‍

Vill du veta mer om hur Finfos onboarding fungerar?
Kontakta oss så berättar vi mer om hur vi hjälper leverantörer att komma igång på ett smidigt och strukturerat sätt.

‍

‍