Publicerad den 10.11.2020, 14:13
Supporten – med fokus på syftet
I veckans Finfo&Friends träffar vi Finfos kundsupport för att prata närmare om en av företagets tjänster: Finfo Artikel. Det är supporten som har den löpande kontakten med kunderna och som har bäst koll på vad arbetet med artikelfilerna innebär, så det finns gott om kunskap att hämta. Här delar Maria Håkansson, Isabelle Francén och Caroline Arbenius med sig om vad just den delen av deras uppdrag går ut på, och vad som är viktigt när man jobbar utifrån en standard.
Uppdraget
– En del av vårt uppdrag är att fungera som stöd för våra leverantörskunder. Vi erbjuder utbildning och support för att de ska kunna utforma artikelfilerna enligt Vilmastandarden, berättar Maria, teamledare för kundsupporten.
– Vi blir inkopplade tidigt i processen, redan när en ny kund håller på med testningen för att bli certifierad Vilmaleverantör. Det är första chansen att ge feedback och tips på vad de ska tänka på i arbetet med filerna, tillägger Caroline.
– Vi har dessutom i uppdrag att granska artikelfilerna leverantörerna skickar in innan de skickas vidare till mottagarna i detaljhandeln. Utifrån den granskningen ger vi också leverantörerna feedback. Det är en extra kvalitetssäkring för att innehållet i filerna säkert ska fungera i handelns affärssystem, förklarar Isabelle.
Att jobba utifrån en standard
– Innehållet i Vilmafilen ska ju följa ett standardiserat format, så det gäller att tänka på vad som behövs för varje uppgift. Det gäller både leverantörerna när de skapar filerna och oss sen när vi granskar. Det kan verka detaljfokuserat, men om man tänker på vad artikelinformationen ska användas till – den ska ju vidare ut på hyllor och in i kassasystem ute i handeln – är det lättare att förstå varför den måste se ut på ett visst sätt. Om informationen är fel utformad kan mottagarna inte använda den sen, och då är arbetet förgäves, berättar Maria.
– Utöver att det ska fungera i alla system, är det också från de här filerna alla anställda i handeln får produktinformationen de behöver för att vägleda kunderna till rätt köp, inflikar Isabelle. Vissa av reglerna i standarden kan vara svåra att komma ihåg, men på Byggmaterialhandlarnas hemsida finns allt dokumenterat. Har man den till hands när man lägger in uppgifterna slipper man ha allt i huvudet, och det blir lättare att göra rätt från början.
– Ja, man vinner mycket på att göra rätt från början, tar Caroline vid. Vissa saker i filen är svåra att ändra i efterhand, och det kan vara komplext att rätta till. När vi granskar filerna tittar vi ju dessutom mest på att de följer Vilmastandarden, och kan inte se om själva uppgiften stämmer. Så vissa fel kan ju hamna ute i handeln innan de upptäcks. Men när de väl upptäcks hjälper vi till att spåra felet och vägleder leverantören till hur uppgiften kan rättas till.
Supportens tre bästa tips
- Tänk på vad informationen ska användas till. Om du tänker på att informationen ska fungera i detaljhandelns system är det lättare att förstå varför det måste se ut på ett visst sätt.
- Ha Byggmaterialhandlarnas instruktioner till hands när du lägger in uppgifterna . Då slipper du ha allt i huvudet och kan snabbt kontrollera hur det ska vara.
- Kom ihåg oss! Kontakta oss om du är osäker, och anmäl dig till våra utbildningar om du vill lära dig mer.
Vill du veta mer?
Vill du veta var du hittar instruktionerna för Vilmastandarden? Dem hittar du i dokumentbiblioteket om du loggar in på Vilmaportalen på Byggmaterialhandlarnas hemsida.
Vill du lära dig mer om hur du kan jobba med artikelfilerna? Titta närmare på vår utbildning Artikelinformation – på rätt sätt.
Vill du komma i kontakt med kundsupporten? Här på hemsidan hittar du vår kontaktinformation.
